Кадровый документооборот постепенно переходит в цифровой формат. В ноябре 2021 года ТК РФ дополнился статьями 21.1-21.3 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». На данный момент переход на КЭДО не является обязательным (Федеральный закон № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде), тем не менее КЭДО – это современный удобный сервис. И работодатель вправе добровольно перейти на использование КЭДО (ст. 22.2 ТК РФ). Подробнее о процессе перехода на кадровый электронный документооборот вы узнаете из нашей статьи.
Цифровизация всех сфер деятельности стремительно набирает обороты. Большинство процессов переводится на электронное взаимодействие, и кадровый документооборот не исключение. После апробации с 2021 года КЭДО (кадровый электронный документооборот) получает все большее распространение и становится значимым трендом 2024 года. Вместо ожидания обязательного перехода к электронному учету кадровых данных, уже сейчас начните автоматизировать трудоемкие кадровые процессы.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это система, позволяющая обмениваться электронными документами между сотрудниками организации и кадровой службой.
Выделим основные преимущества перехода на КЭДО:
- сокращение затрат на создание, хранение и пересылку документов;
- надежное хранение всех юридически значимых документов в электронном виде;
- повышение ценности компании, уменьшение конфликтов в коллективе;
- упрощение работы с дистанционными сотрудниками;
- сокращение времени подписания документов, что помогает эффективно использовать время руководителя и сотрудников организации;
- быстрое оповещение сотрудников о направленных на подписание приказов, а также быстрый сбор подписей;
- сервис встроен в программы 1С, поэтому работа сотрудника кадровой службы происходит в привычном интерфейсе учетной системы организации: 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Зарплата и управление персоналом и т. д.
КЭДО в программах 1С реализован посредством сервиса 1С:Кабинет сотрудника. В ближайшее время планируется создание управленческого кадрового учета. Появятся новые функции работы с кандидатами:
- тестирование;
- анкетирование;
- поиск кандидата через кабинет сотрудника;
- запись на обучение.
В настоящее время реализованный механизм КЭДО в программах 1С позволяет оформлять следующие документы:
- трудовой договор;
- приказ о приеме сотрудника на работу;
- приказ о переводе сотрудника на другую должность или другую работу;
- приказ о переводе на удалённую работу;
- приказ на отпуск;
- приказ о простое;
- заявление на отпуск;
- вычет, справки (с места работы, 2НДФЛ);
- произвольный документ и др.
При переходе к КЭДО для работодателя важно учитывать соблюдение Трудового кодекса, закона "Об электронной подписи" и других законодательных норм по электронному учету кадровых документов.
Не все документы можно подписывать в электронном виде. Трудовой кодекс (статья 22.1 ТК РФ) исключает подписание следующих документов в электронном виде:
- приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
- акт о несчастном случае на производстве;
- документы (листы ознакомления), подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда;
- трудовая книжка (если работник выразил желание вести ее на бумаге).
Их необходимо обязательно подписать на бумаге.
Также сервис позволяет вести учет рабочего времени и выполнять публикацию расчетных листов.
Кадровый электронный документооборот состоит из кадрового приложения (привычная программа 1С) и 1С:Кабинета сотрудника. Вход в 1С:Кабинет сотрудника осуществляется через приложение на смартфоне или в браузере.
Данные из программы 1С передаются в облако и после этого направляются в кабинет сотрудника. Важным преимуществом является отсутствие лицензии 1С для сотрудников для входа в мобильное приложение. Также сотрудник не сможет увидеть конфиденциальных данных из программ 1С. Например, при подписании приказа на премию через «Кабинет» сотрудник будет видеть только данные о своих начислениях.
На примере заявления на отпуск рассмотрим, как работает КЭДО.
Шаг 1. Сотрудник формирует заявление на отпуск в сервисе и подписывает его своей подписью.
Формирование заявления на отпуск
Формирование и подписания заявления на отпуск
Шаг 2. Заявление отправляется на согласование руководителю, а также ответственным сотрудникам, которых указали в настройках.
Согласование отпуска сотрудника
Шаг 3. Заявление отправляется в программу 1С (Главное → Мои задачи), где специалист кадровой службы формирует документ на отпуск и отправляет подписанный документ обратно сотруднику в его личный кабинет.
Переход в «Мои задачи»
Переход в заявление на отпуск из программы 1С
Принятие к исполнению и ввод отпуска в программе ЗУП
Печать приказа на отпуск
Подписанный приказ на отпуск
Шаг 4. Сотрудник проверяет свой согласованный отпуск в личном кабинет.
Согласованный отпуск в приложении сотрудника.
Достоинства сервиса:
- Для входа в систему, при отсутствии смартфона, не обязательно скачивать приложение, можно воспользоваться браузером;
- Сервис имеет интуитивно понятный интерфейс, поэтому разобраться сможет любой сотрудник;
- Переход на КЭДО возможен только с согласия сотрудника; в отношении отдельных сотрудников может вестись бумажный кадровый оборот;
- Стоимость сервиса составляет всего 28 рублей в месяц на человека (336 рублей в год);
- Специалисты кадровой службы будут использовать привычный функционал программных продуктов 1С.
Что нужно для перехода на КЭДО?
Для работы в 1С:Кабинет сотрудника работодатель должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работники организации могут использовать все виды ЭП (простая электронная подпись, УКЭП или УНЭП).
Этапы перехода на КЭДО:
- Руководителю необходимо оформить отдельное распоряжение о переходе на цифровые кадровые документы;
- Трудовой кодекс РФ обязывает утвердить порядок осуществления КЭДО, поэтому требуется разработать положение об электронном документообороте;
- Проинформировать сотрудников о переходе на новую систему;
- Сделать уведомление о введении КЭДО. Так как конкретных требований в ТК РФ не установлено, уведомление составляется работодателем в свободной форме;
- Получить согласие на переход от сотрудников. В случае если работник организации не захочет переходить на новую систему, работодатель не вправе увольнять его.
После перехода организации на КЭДО новые сотрудники автоматически переходят на систему кадрового электронного документооборота и от них не требуется дополнительное согласие.
Если у вас остались вопросы по КЭДО вы можете обратиться к нам на линию консультаций по номеру телефона 8 (3852) 66-88-79.
Узнать подробнее о Кадровом ЭДО и оставить заявку.
