Сбор данных для графика отпусков на примере кадрового электронного документооборота в 1С:ЗУП и 1С:Кабинет сотрудника

Статья описывает цифровой подход к формированию графика отпусков через «1С:Кабинет сотрудника». Процесс становится прозрачным: сотрудники видят выбор коллег при планировании своих дат, руководители получают единую картину по подразделению для быстрого согласования, а HR автоматически переносит утвержденные данные в график отпусков в 1С, минимизируя ручной труд и ошибки.

Формирование графика отпусков – важный элемент кадровой политики и операционного планирования, напрямую влияющий на стабильность бизнес-процессов и соблюдение трудового законодательства (ст. 123 ТК РФ). Однако ключевой этап – эффективный сбор и согласование предпочтительных дат отсутствия сотрудников – зачастую превращается в трудоемкую и неудобную процедуру для всех участников: HR-специалистов, руководителей и самих сотрудников.

Разберем примеры, как сейчас происходит сбор дат для графика отпусков в компаниях.

1. HR-специалист создает и распространяет шаблон в формате .xls (Excel) или .doc (Word) по отделам. Руководители, в свою очередь, пересылают его своим подчиненным для заполнения. После заполнения каждым сотрудником данные возвращаются руководителю, который консолидирует их в единый файл и отправляет обратно HR-специалисту. В итоге, HR-специалисту приходится вручную обрабатывать десятки разрозненных файлов, тратя значительное время на объединение информации и выявление возможных дублирований или противоречий в датах.

2. Сотрудникам предлагается сообщить о желаемых датах отпуска в корпоративном чате или по электронной почте, без каких-либо строгих требований к формату. В результате, сообщения выглядят по-разному: кто-то пишет просто "Июнь", кто-то указывает конкретные даты. Например, "Планирую с 1 по 14 июля" или "Забронировал билеты на 01.06-14.06". HR вынужден вручную вылавливать эти сообщения из переписки, систематизировать, переносить в таблицу или систему кадрового учета. Если при обработке выявлены нежелательные пересечения отпусков, то необходимо многократно обрабатывать файлы, объединяя их в единый. Риск пропустить запрос, неверно интерпретировать даты или потерять информацию крайне высок.

Эти традиционные подходы имеют существенные недостатки:

1. Трудоемкость и затраты времени: Ручной сбор, консолидация и ввод данных отнимают огромное количество времени у HR и руководителей.

2. Риск ошибок: Опечатки, неверная интерпретация, потеря данных при копировании неизбежны.

3. Отсутствие прозрачности: Сотрудник не видит статус своей заявки, не знает, утвержден ли его отпуск и кто еще планирует отдыхать в это время. Руководитель не имеет единой картины по подразделению.

Для решения этой задачи идеально подойдет использование инструментов 1С:ЗУП/1С:ЗГУ, 1С:БП и 1С:Кабинет сотрудника.

«1С:Кабинет сотрудника» - это решение для автоматизации кадрового документооборота (КЭДО) в среде 1С, которое позволяет оптимизировать процессы управления персоналом. Внедрение КЭДО с помощью "1С:Кабинет сотрудника" приводит к ускорению обмена документами, сокращению операционных издержек на кадровый учет и повышению удовлетворенности сотрудников.

Разберем подробнее, как организован сбор дат отпусков сотрудников с помощью сервиса.

Первый этап. HR-специалист, бухгалтер или руководитель заходит в программу 1С:ЗУП (1С:БП) и создает документ «Сбор графиков отпусков», в котором указывает инициатора сбора и год (рисунок 1). После выбора необходимых данных специалист направляет информацию сотрудникам в 1С:Кабинет сотрудника.

Второй этап. Каждый сотрудник заходит в свой личный кабинет, в раздел «Отпуск», далее в «Составление графика отпусков» и ставит любые желаемые даты отпуска. Все сотрудники будут видеть, кто и когда запланировал себе отпуск, что может заранее помочь в отсутствии пересечения желаемых дат (рисунки 2-3).

Третий этап. Руководитель заходит в свой кабинет сотрудника и утверждает или отменяет запланированные даты сотрудников (рисунок 4).

В случае отмены – сотруднику нужно будет перевыбрать даты. После утверждения всех дат – завершает сбор графика (рисунок 5).

Четвертый этап. HR заходит в 1С и нажимает кнопку «Сбор завершен» в документе «Сбор графика отпусков» и на основании сбора желаемых дат отпуска создает график отпусков (рисунки 6-7).

Программы 1С уже имеют весь необходимый для этой задачи функционал, необходимо только его подключить при помощи 1С:Кабинет сотрудника. И тогда во всех необходимых кадровых документах появятся кнопки передачи данных для полноценного КЭДО (рисунок 8).

Планирование отпусков перестает быть головной болью, когда на смену электронным таблицам и корпоративным чатам приходит специализированный цифровой инструмент. «1С:Кабинет сотрудника» предлагает комплексное решение, которое не только радикально упрощает и ускоряет сбор пожеланий сотрудников и согласование дат, но и интегрирует этот процесс напрямую с кадровым учетом в 1С.

Результат – экономия ресурсов, прозрачность для сотрудников, эффективное управление ресурсами для руководителей и, в конечном итоге, соблюдение трудового законодательства, повышение лояльности и удовлетворенности персонала. Запишитесь на персональную демонстрацию функционала кадрового электронного документооборота в 1С и подключите демонстрационный доступ на 45 дней. 

Если у вас остались вопросы, вы можете обратить к нам за помощью. Ждем ваши обращения в 1С:Коннект, по электронной почте: 1c@maple.ru или по номеру телефона 8(3852) 66-88-79. Будем рады помочь! 

Ознакомится с сервисом и оставить заявку 

Как работать с "1С:Кабинет сотрудника"