Как в 2024 году документально и в"1С:БГУ 8" оформить расчеты с подотчетными лицами?

Электронные формы первичных учетных документов используются бюджетными учреждениями ежедневно. Хотя у большинства бухгалтеров еще осталось немало сомнений в том, каким документом оформить некоторые хозяйственные ситуации. Какие именно унифицированные формы применять при расчетах с подотчетными лицами? Можно ли в 2024 году использовать Авансовый отчет (ф. 0504505) на бумажном носителе? На эти вопросы ответим в нашей статье и разберем на примере, как в 1С:БГУ 8 оформить оплату работ, услуг через подотчетное лицо.

Приказом Минфина России от 30.03.2015 г. № 52н (далее — Приказ № 52н) предусмотрены электронные формы первичных учетных документов для отражения расчетов с подотчетными лицами, в частности:

Эти документы применяют все учреждения с 01.01.2021 года (пункт 2 Приказа Минфина России от 15.06.2020 № 103н).

Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н (далее — Приказ № 61н) установлена Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521). Форма обязательна к применению учреждениями с 01.01.2024 (пункта 2 Приказа Минфина России от 28.06.2022 № 100н).

Заявка-обоснование (фф. 0504518, 0510521) - это документ, на основании которого принимаются обязательства. Эти формы могут быть основанием для принятия денежных обязательств, если ими предусмотрена выдача аванса подотчетному лицу. Если расходы возмещаются сотруднику по факту закупки, денежное обязательство принимается при утверждении Отчета (ф. 0504520).

Решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512) применяется для оформления решения работодателя о направлении работника в служебную командировку на территории РФ и расчета размера финансового обеспечения расходов, связанных со служебной командировкой.

При формировании Решения о командировании на территории РФ (ф. 0504512) и учитывая его состав реквизитов, исключается необходимость оформления заявления работником, а также издания приказа кадровой службой учреждения о направлении работника в командировку. На основании Решения о командировании на территории РФ (ф. 0504512) учреждение принимает обязательства.

Решение о компенсации расходов (ф. 0504517) оформляется при расчете размера финансового обеспечения для компенсации стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно определенному кругу лиц. Решение о компенсации расходов (ф. 0504517) является документом-основанием для принятия обязательств. При выдаче аванса подотчетному лицу такой документ можно признать основанием для принятия денежных обязательств.

Расходы работника принимаются к учету на основании Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), который формируется на основании Заявки-обоснования (фф. 0504518, 0510521), Решения о командировании на территории РФ (ф. 0504512), Решения о компенсации расходов (ф. 0504517).

Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) с подтверждающими документами работник обязан предоставить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) в срок, установленный учреждением. На его основании отражается исполнение подотчетным лицом обязательств, принятых учреждением.

Случаи, когда с 01.01.2024 года оформляется авансовый отчет (ф. 0504505).

 В данный момент законодательно форма Авансового отчета (ф. 0504505) не исключена. Она применяется для учета расчетов с подотчетными лицами при условии оформления на бумажном носителе. В частности, если расходы не относятся ни к командировочным, ни к закупке, они могут возмещаться на основании утвержденного руководителем Авансового отчета (ф. 0504505). Такое мнение было указано в письме Минфина России от 13.05.2022 № 02-06-09/44419.

Так, Авансовый отчет (ф. 0504505) применяется на бумажном носителе, а именно при:

Форма первичного учетного документа для отражения возмещения указанных выше ситуаций должна быть закреплена в учетной политике учреждения. Когда учреждение выдает сотруднику в под отчет денежные средства для оплаты хозяйственных расходов, тогда он выступает посредником в расчетах между учреждением и поставщиком. Если закупка планируется заранее, то целесообразно оформить доверенность на сотрудника, чтобы все операции оформлялись от имени учреждения. Как 1С:БГУ 8 оформить оплату работ, услуг через подотчетное лицо, рассмотрим на примере. Сотруднику казенного учреждения "Комитет по техническому надзору по Осановскому району" Ветрову И.С. была перечислена под отчет сумма 2500 рублей для оплаты ремонта сотового телефона, выполненного ООО «Сервисный центр». Для расчетов с контрагентом на сотрудника оформлена доверенность.

 1. Принятие денежного обязательства

1.1. Для оформления заявки-обоснования на выдачу денежных средств используется документ «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо» в разделе «Денежные средства» - «Расчеты с подотчетными лицами» (рисунок 1).

 1.2. В шапке документа «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема» через подотчетное лицо указываются следующие реквизиты (рисунок 2):

Далее в табличной части на закладке «Товары, работы, услуги» следует указать ОКПД 2 (реквизит «Объект (предмет) закупки, Ед. изм., Количество, Сумму, КФО, КПС» и «КЭК» денежных средств, выдаваемых подотчетному лицу. «Наличие объема ФО» можно проверить по кнопке «Проверить наличие объема ФО».

 

 1.3. На закладке «Сведения о малой закупке» (рисунок 3) указываются реквизиты:

✔ «Объект (предмет) закупки» - код и наименование объекта (предмета) закупки по ОКПД 2, индивидуальные характеристики объекта (предмета) закупки (функциональные характеристики (потребительские свойства), технические и качественные характеристики, эксплуатационные характеристики) (при необходимости) соответственно;

✔ «Идентификационный код» - идентификационный код закупки заполняется в случае закупки товаров (работ, услуг) в соответствии с законодательством для обеспечения государственных и муниципальных нужд. ИКЗ — это 36-значное число, в структуре которого зашифрована информация о закупке. ИКЗ указан в плане-графике закупок учреждения;

✔ «Способ закупки» - при закупке подотчетным лицом после окончания процедуры, предусмотренной в случае использования единой информационной системы или иного информационного ресурса в сфере закупок, указывается значение "электронно";

✔ «Документ закупки» - дата и номер документа о закупке (например, извещение о закупке, объявление о закупочной сессии) соответственно;

✔ «Статус закупки» - графа принимает одно из следующих значений: "состоялась", "не состоялась".

✔ «Контракт (договор)» - реквизиты заключенного договора.

 

 1.4. Типовая операция на закладке «Бухгалтерская операция» имеет единственное значение «Принятие обязательств по выплате подотчетному лицу». После проведения документа формируются проводки по принятию денежного обязательства.

Бухгалтерская запись по принятию обязательств формируется с помощью документа «Регистрация обязательств и сведений по договорам» на основании заключенного с контрагентом договора.

1.5. После проведения документа по кнопке «Печать» можно распечатать «Заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо» по ф. 0510521 (рисунок 4) и Бухгалтерскую справку по ф. 0504833 (рисунок 5).

 

 2. Принятие к учету расходов по ремонту сотового телефона.

2.1. Принятие к учету расходов по выполненным работам, которые оплачены через подотчетное лицо, оформляется документом «Поступление услуг, работ» в разделе «Услуги, работы, производство» - «Затраты» (рисунок 6).

 2.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть следующие моменты (рисунок 7):

2.3. На закладке «Бухгалтерская операция» (рисунок 8) указывается «Типовая операция» - «Накладные, общехозяйственные расходы и издержки обращения (109.70, 109.80 - 302.00)».

Также указываются реквизиты группы «Бухгалтерский учет и Денежное обязательство».

➢ Авторасчет денежного обязательства - установка флага позволяет принять денежное обязательство;

➢ Раздел л/с - указывается лицевой счет, по которому принимается обязательство.

2.4. После проведения документа «Поступление услуг, работ» по кнопке «Печать» можно распечатать «Бухгалтерскую справку» ф. 0504833 (рисунок 9).

3. Исполнение подотчетным лицом обязательств по оплате работ

3.1. Для принятия к учету расходов подотчетного лица используется документ «Отчет о расходах подотчетного лица» из раздела «Денежные средства» - «Расчеты с подотчетными лицами» (рисунок 10), также его можно сформировать на основании «Заявки обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема» через подотчетное лицо.

 3.2. В шапке документа «Отчет о расходах подотчетного лица» указывается подотчетное лицо, представившее отчет (рисунок 11).

На закладке «Аванс» указывается документ-основание, ранее созданный документ «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо», а также «Назначение аванса».

В табличной части «Документы выдачи аванса» закладки «Аванс» по кнопке «Добавить» выбирается документ:

3.3. Закладка «Товары, работы, услуги» (рисунок 12) будет частично заполнена данными из документа «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема» через подотчетное лицо.

На закладке «Товары, работы, услуги» указываются реквизиты:

В графе «Обеспечение» необходимо выбрать «Выдачу денежных средств под отчет».

 3.4. На закладке «Бухгалтерская операция» будет автоматически подставлена типовая операция «Расходы подотчетного лица».

3.5. После проведения документа «Отчет о расходах подотчетного лица» можно сформировать «Отчет о расходах подотчетного лица» по ф. 0504520 (рисунок 13) и «Бухгалтерскую справку» ф. 0504833 (рисунок 14). Сформировать электронный документ и подписать его электронными подписями можно по кнопке «Внутр.ЭДО».

4. Сторнирование денежного обязательства

Принятие денежного обязательства предшествует составлению платежного (расчетного) документа. В целях формирования «Сведений о денежных обязательствах», если по соответствующему обязательству ранее было принято денежное обязательство, кроме принятия денежного обязательства на сумму выполненных работ (пункт 2 статьи) следует ввести документ «Сторно» (рисунок 15) на основании документа «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема» через подотчетное лицо.