Цифровизация кадрового документооборота: 5 преимуществ перехода на КЭДО в 2025 году

Переход на электронный документооборот (КЭДО) в кадровом делопроизводстве становится все более актуальным в России. Действующие электронные трудовые книжки и электронные формы отчетности, а также ужесточение требований к обработке персональных данных с 2024 года, делают КЭДО не просто преимуществом, а необходимостью. КЭДО оптимизирует работу, снижает затраты и повышает безопасность данных.

Основные преимущества КЭДО:

Автоматизация процессов: КЭДО автоматизирует взаимодействие между сотрудниками и отделом кадров. Большинство кадровых документов (а их более 160 видов) могут быть подписаны и отправлены электронно, в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст.22.1 - 22.3). Исключения составляют лишь акт о несчастном случае, инструктаж по охране труда и приказ об увольнении (последний – только для дистанционных сотрудников). Использование усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) обеспечивает юридическую силу электронных документов.

Ускорение документооборота: КЭДО значительно ускоряет обмен документами между сотрудниками и отделом кадров. Сотрудники могут легко отправлять заявления (например, на отпуск), а отдел кадров – расчётные листы. Это особенно важно для удаленных сотрудников и сотрудников, работающих в разных регионах.

Повышенная безопасность данных: КЭДО обеспечивает надежное хранение персональных данных. "1С:Кабинет сотрудника" использует защищенные дата-центры с круглосуточным доступом, резервным электропитанием и высокой степенью защиты. Доступ к личной информации (включая зарплату) ограничен только сотрудником и отделом кадров. Цифровые подписи и шифрование обеспечивают дополнительную защиту от утечек данных.

Сокращение расходов: КЭДО существенно снижает трудозатраты кадровых работников, затраты на бумагу, картриджи, хранение архивов и курьерскую доставку. Электронные документы хранятся в системе, к ним можно получить доступ в любое время и в любом месте. Это также исключает потери документов и ошибки, связанные с человеческим фактором.

Повышение эффективности: Автоматическая проверка правильности заполнения документов и отсутствие необходимости в ведении бумажных архивов значительно повышают эффективность работы. Сотрудники получают доступ к своим документам напрямую, исключая необходимость в копировании или замене документов со стороны отдела кадров.

Переход на КЭДО – это инвестиция в будущее компании. Он обеспечивает экономию ресурсов, повышение безопасности данных и эффективности работы. Наиболее подходящее время для внедрения КЭДО сейчас. 

Узнать подробнее о сервисе 1С:Кабинет сотрудника и оставить заявку на презентацию кадрового ЭДО и получение демо доступа.